KLAUZULA INFORMACYJNA

Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w ZAMEH Sp. z o. o.

Wypełniając obowiązek prawny uregulowany przepisem art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne Rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urzęd. Unii Europ. z dnia 04.05.2016 r. L 119/1), dalej jako „RODO”, ZAMEH Sp. z o. o., dalej jako „Spółka” informuje, iż w celu prowadzenia działalności Spółka zbiera i wykorzystuje dane osobowe, w tym informacje o Kontrahentach Spółki.

I. Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest ZAMEH Sp. z o. o., ul. Kłodzka 10, 58-210 Łagiewniki.
Wszelkie kwestie dotyczące danych osobowych można kierować na e-mail główny lub na adres siedziby Spółki.

II. Zakres informacji
Spółka informuje, że przetwarza dane osobowe osób fizycznych będących:
a) kontrahentami Spółki, w tym kontrahentami potencjalnymi i/lub
b) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich kontrahentów i/lub
c) innymi osobami, których dane Spółka przetwarza w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Spółką a Kontrahentami, w tym zakresie wystawiania faktur i/lub rachunków oraz realizacji dostaw i/lub zamówień w ramach umów z Kontrahentami
dalej łącznie „Kontrahenci”.

III. Rodzaje danych osobowych
1. Dane podawane przez Kontrahentów
W związku ze współpracą pomiędzy Kontrahentami a Spółką, Spółka przetwarzać przekazane przez nich dane osobowe, takie jak:
a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adres(y) korespondencyjne i/lub
b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON) i/lub
c) dane kontaktowe, w tym adres e-mail i/lub numer telefonu i/lub faxu i/lub
d) stanowisko zajmowane w ramach organizacji Kontrahentów
Podanie danych określonych powyżej jest fakultatywne, lecz niezbędne dla celów realizacji stosunku umownego oraz realizacji współpracy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką.
Odmowa udostępnienia danych jest równoznaczna z brakiem możliwości wykonania zapisów umowy przez Spółkę (przykładowo, odmowa udostępnienia danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury).

2. Dane z innych źródeł
Państwa dane osobowe mogą być pobierane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Kontrahentów. W tym przypadku zakres przetwarzanych danych będzie ograniczony do danych dostępnych publicznie w tych rejestrach.

Możemy również pozyskiwać dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami bądź prowadzą współpracę na podstawie odrębnych umów. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu stosunku pracy danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

IV. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Spółka przetwarza tylko wtedy, gdy:
a) przetwarzanie jest konieczne do realizacji umów zawartych z Kontrahentami i/lub
b) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na Spółce, m.in. obowiązku
    wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami i/lub
c) przetwarzanie jest niezbędne, gdy nakazuje to przepis prawa (na żądanie właściwych organów lub sądów) i/lub
d) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub podmiotu trzeciego.

Wśród uzasadnionych interesów Spółki są:
a) zawieranie i wykonywanie umów z Kontrahentami i/lub
b) ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej i/lub działalności oraz obrona przed
    takimi roszczeniami i/lub
c) weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach i/lub
d) kontakt z Kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Kontrahentów;

V. Cele i okresy przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie przez okres w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa - Ordynacja podatkowa:
a) Wypełnianie zobowiązań umownych - Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem i Spółką
b) Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa - Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy etc.
c) Dane osobowe Kontrahentów mogą być przetwarzane przez Spółkę dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia lub powzięciem informacji o nastąpieniu zdarzenia

VI. Środki zabezpieczające dane osobowe
W celu ochrony przetwarzanych danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO, Spółka wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne  mające na celu zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją danych osobowych, nieuprawnionym ujawnieniem danych osobowych oraz nieuprawnionym dostępem do danych osobowych.  

Środki bezpieczeństwa, o których mowa powyżej zostały wdrożone przy uwzględnieniu stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

VII. Przekazywanie danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym podmiotom prawnym w celach wymienionych w ust. 6 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań zleconych przez Spółkę lub jeżeli wymaga tego przepis obowiązującego prawa.
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, dostawcy usług serwisowych z zakresu IT, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów oraz inne podmioty realizujące zadania na rzecz Spółki związane z zachowaniem ciągłości jej działania.
Przetwarzanie przez ww. podmioty danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę. organy państwowe, organy ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) lub organy samorządu terytorialnego w związku z prowadzonym postępowaniem i/lub
b) klienci, jeśli na podstawie odrębnych umów konieczne jest przedstawienia im odpowiednich atestów i certyfikatów zgodności;  
c) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;

VIII. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, które zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w celu i zakresie wynikających z przepisów prawa.

IX. Zautomatyzowane procesy podejmowania decyzji w zakresie ochrony danych osobowych
Przetwarzane dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez Spółkę, w tym profilowaniu przy wykonywaniu umowy łączącej Spółkę z Kontrahentem.

X. Prawa przysługujące Kontrahentom
Przysługują Państwu prawa dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Aby skorzystać z powyższych uprawnień należy się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych powołanym przez Spółkę wysyłając wiadomość e-mail na adres
główny lub za pomocą poczty tradycyjnej wysyłając list na adres Spółki: ZAMEH Sp. z o. o., ul. Kłodzka 10, 58-210 Łagiewniki z dopiskiem „Ochrona Danych Osobowych”.  Prośby, żądania lub sprzeciwy będą weryfikowane przez Spółkę zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółka może zweryfikować Państwa tożsamość lub poprosić o przekazanie dodatkowych informacji.
Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu do spraw ochrony danych osobowych.

XI. Aktualizacje klauzuli informacyjnej
Niniejsza klauzula sporządzona została w dniu 24.05.2018 i może podlegać dalszym aktualizacjom.

Kontakt
Zakład Mechaniczno-Handlowy ZAMEH Sp. z o.o.
ul. Kłodzka 10,
58-210 Łagiewniki,
woj. dolnośląskie,
tel.: 74 89 39 372,
e-mail: zameh@zameh.pl



logo-zameh